M-FILES BLE LØSNINGEN FOR NORDLAND BETONG

TILBAKE

Nordland Betong: M-Files ble smart løsning på komplekst problem

Nordland Betong er en av Nord-Norges største produsenter av ferdigbetong og betongprodukter med en årlig omsetning på 180 millioner og 25 ansatte. Nordland Betongindustri ble etablert i 1947 i Bodø. Virksomheten baserte seg på produksjon av vibroblokk, nopsastein, samt salg av sand, grus og betongtilslag.

De valgte M-Files fra Konica Minolta for å få en smart løsning på en kompleks utfordring med dokumentasjon. Reisen startet for 2-3 år siden. 

- Vi hadde gamle og utdaterte IT-systemer, og et konkret behov for å anskaffe flere nye, blant annet på CRM. Men i den eksisterende systemporteføljen hadde vi ikke noe system for dokumenthåndtering, vedlikehold og avvikshåndtering, sier daglig leder Tore Mosand i Nordland Betong.

Han kom i kontakt med M-Files fra Konica Minolta på et kontorseminar i Bodø, og fattet interesse for løsningen som raskt kunne levere dokumentstyring på en enkel, kvalitetsmessig og profesjonell måte. I tillegg var det enkelt å lage arbeidsflyt, planlegge hendelser fram i tid og tilpasse dokumenthåndteringen bedriftens behov.

- Det var litt overraskende, for jeg assosierte Konica Minolta først og fremst med multifunksjonsskrivere, og ikke med avansert dokumenthåndtering, sier han. 

M-FILES

M-Files er en metadatadrevet løsning for å sentralisere dokumenter, informasjon og tilhørende prosesser i et fleksibelt og brukervennlig grensesnitt. Med M-Files kan du effektivisere håndtering av dokumenter, informasjon og tilhørende arbeidsflyt og prosesser. Med et enhetlig system til å forvalte ALLE typer informasjon og prosesser slipper man å bruke masse tid på å lete eller jobbe ut fra et feil utgangspunkt.
Med M-Files kan du følge opp organisasjonens operative og administrative avtaler og forpliktelser. Versjons- og rettighetsstyring på dokumenter, informasjon og prosesser gir full sporbarhet og kontroll.
M-Files kan enkelt tilpasses din virksomhet og kan leveres lokalt, i skyen eller som hybrid. Passer like godt for både små og store organisasjoner.

Utfordringen

Den store utfordringen for Nordland Betong på den tiden var knyttet til vedlikehold av maskinparken, en prosess bedriften hadde startet parallelt med utskifting av IT-systemene. Betongproduksjon krever en betydelig utstyrspark. 

Vedlikehold og avvik må planlegges og dokumenteres for å sikre jevn kvalitet i produksjonen. I tillegg er det viktig og for at utstyret skal være trygt i bruk. Ikke-planlagt nedetid på utstyret er svært kostbart. 

- Vi trengte bedre systematikk for å planlegge, gjennomføre og dokumentere fortløpende så det ble enkelt å produsere rapporter til ledelsen, men også til tilsynsmyndigheter. 

- For eksempel må vi rapportere årlig sakkyndig kontroll av trucker, løftemateriell og lignende til arbeidstilsynet, og for at ikke den jobben skal bli for omfattende trenger man gode systemer og dokumenthåndtering, sier Mosand. 

Omfattende funksjonalitet

Nordland Betong brukte et halvt år på å utvikle en kravspec og utvikle piloter på systemet som skulle håndtere vedlikeholdet. Underveis mottok Nordland Betong god støtte fra Konica Minolta i Oslo. Selv om avstanden fra Bodø til hovedstaden til tider kunne bli lang, opplevde han likevel kort vei til kompetanse når han stod fast. 

M-Files er langt mer enn bare et dokumenthåndteringsverktøy, og kan håndtere objekter som kan settes inn i en arbeidsflyt. 

- I vedlikeholdet bruker vi M-Files til å planlegge aktiviteter et stykke fram i tid. Det gjelder både for en maskin, eller for komponenter i en maskin, forklarer Mosand. 

For eksempel kan det være et gir i en maskin som skal vedlikeholdes fire ganger i året. Da genereres en oppgave fire ganger i året i M-Files, som blir liggende til den er utført. 

- Dermed får vi systematikk og kontroll på alt som skal gjøres. Oppgavene blir liggende helt til de er kvittert ut og eventuelle avvik er håndtert, sier han.  

Det gir trygghet også i et lederperspektiv. 

Flere bruksområder

Etter hvert har Nordland Betong tatt i bruk M-Files på flere områder. M-Files organiseres i såkalte vaults, og i dag bruker virksomheten fire slike, som har forskjellige tilgangsnivåer.

Vaultet for vedlikehold er åpent for alle som har vedlikeholdsoppgaver. Verneombudet benytter også dette vaultet for alt av vernearbeid. Det er definert inn vernerunder, verneprotokoller, miljøsertifiserings-oppgaver, og fornyelser av avtaler. Her holdes det oversikt over periodiske sjekklister og tilhørende oppgaver som skal gjennomføres.

I tillegg bruker personalavdelingen M-Files til all dokumentasjon knyttet til kompetanse og personal som bare personalavdelingen og ledelsen har tilgang til, og i styresammenheng benyttes M-Files til protokoller og styrearbeid.

- For oss er M-Files et allsidig og nyttig verktøy vi benytter på mange områder. Den store styrken til verktøyet er at det er enkelt nok for en vanlig norsk bedrift, samtidig som det er omfattende nok til å løse komplekse behov på en profesjonell og kvalitetsmessig måte, sier Mosand.

Mobil mulighet

En veldig fin side med M-Files er mobiltilgangen som gjør at Mosand til enhver tid har tilgang til alt på mobiltelefonen. Brukeren kan manøvrere gjennom katalogstrukturer og se avvik og lese prosjektdokumenter.

- Den er enkel og grei å bruke og gir tilgang til alle vaultene via Wifi eller mobilnettet. Den har en søkemodul som fungerer både på metatags på dokumenter eller fritekstsøk i dokumenter. For meg er det veldig enkelt å finne dokumentasjon akkurat når jeg trenger det, samme hvor jeg er, sier Mosand.