M-files
Behovet førte til en tettere dialog med Konica Minolta om et mer omfattende arkivsystem som kunne løse deres behov, og automatisere rutinearbeidet knyttet til selve digitaliseringen. Valget falt på M-Files.
M-Files er et arkivsystem med rik funksjonalitet som er tett integrert med kontormaskinene. I dag skanner sekretæren papirdokumentene rett inn i arkivsystemet en gang for alle. Alt videre arbeid med dokumentene foregår i en kontrollert digital prosess derfra.
- I bakkant sitter deretter en saksbehandler og tagger dokumentene med metainformasjon slik at de blir bedre søkbare, og legges helt riktig inn i arkivet, sier Tangen.
I tillegg til dokument som mottas på papir, lagres digitale dokumenter, regneark, e-poster og lignende i arkivet. Alt som har arkiveringsverdi kan enkelt trekkes over i M-Files og tagges med metadata for enklere gjenfinning.
Hvelv
M-files benytter såkalte hvelv (i systemet kalt Vaults), som er tilgangsstyrte arkiver for forskjellige typer dokumentasjon. Telemark Toppidrett Gymnas benytter i skrivende stund tre slike hvelv, for elever, HR og avtaler.
- Hvelvene er tilgangsstyrt, og det er enkelt å skjerme brukere fra informasjon de ikke skal ha tilgang til. Det føles trygt med hensyn til personvern, samtidig som vår sekretær får frigjort tid til mer meningsfulle arbeidsoppgaver enn å stå på kopirommet, sier Tangen.
Personvern
En svært viktig side av løsningen for skolen er at GDPR-direktivet fra EU er ivaretatt med løsningen.
- Personvern er viktig for oss. Både i elev- og HR-arkivet kan det ligge sensitiv informasjon som nå er tilgangsstyrt, sier Tangen. I tillegg sørger systemet for at vi ikke lagrer sensitiv informasjon i lengre tid enn vi har lov til. GDPR er viktig for oss. Derfor føles det trygt at all informasjon ligger lagret på ett sted, at alt er tilgangsstyrt, oversiktlig og lett søkbart, sier han.
God prosess
Alt i alt opplever Telemark Toppidrett Gymnas at de har fått en langt mer effektiv og sikker dokumenthåndtering enn tidligere. Prosjektet med å få løsningen på plass var også en god opplevelse for skolen.
- Vi hadde oppstartsmøter og workshops da vi startet. I denne fasen var Konica Minolta flinke til å trekke med de som skulle bruke systemet i prosjektet, slik at de fikk eierskap til prosjektet. Det førte til at sluttbrukerne så merverdien i den nye løsningen og hvordan de kunne få en enklere og mer effektiv hverdag.
Gjennom implementeringen styrte Konica Minolta utviklingsløpet, og overleverte løsningen gjennom et overtakelsesmøte der alle relevante punkter ble gjennomgått før overtakelse.
- Konica Minolta gjorde det trygt å kjøre prosjektet over i en driftsfase der vi fikk ansvaret, sier Tangen.
I dag er M-Files i full drift på skolen, prosjektene de kjører nå handler om hvordan bruken skal utvides til nye områder.