Telemark Toppidrett Gymnas effektiviserte og kvalitetssikret arkivfunksjonen

M-files leverte avansert arkivsystem med enkle midler.

Telemark Toppidrett Gymnas er en privat videregående skole som legger til rette for elever som vil kombinere satsing på toppidrett med å sikre seg en solid videregående utdannelse. Med en omsetning på over 40 millioner og rundt 50 ansatte, er de på mange måter en vanlig norsk mellomstor bedrift.

- Vi hadde et arkivsystem, men det hadde for mange manuelle steg, særlig i forbindelse med skanning av dokumenter som ble levert til oss på papir, sier studieleder Stian Tangen. Det var ønsket om å kunne skanne rett inn i arkivet uten å måtte gå via e-post som førte oss i kontakt med M-files og Kontorpartner Vestfold Telemark sammen med Konica Minolta, sier han. Kontorpartner Vestfold Telemark har siden oppstarten av skolen vært samarbeidspartner og leverandør av Multifunksjons printere og servicetjenester.

Telemark Toppidrett Gymnas har 250 elever. Årlig skannes og arkiveres opp mot 2 500 papir-dokumenter i et digitalt arkivsystem. I tillegg kommer all annen digital dokumentasjon skolen lagrer.

Digitaliseringen startet med at en sekretær skannet dokumentene i en epost til seg selv. Deretter ble dokumentene hentet fra epost og arkivert.

- Vi trengte en mer effektiv måte å gjøre digitalisering på, og tok kontakt med Konica Minolta fordi vi allerede hadde multifunksjonsprintere og kontormaskiner derfra. Det var et potensiale her som vi ikke hadde utnyttet godt nok, sier Tangen.

M-files

Behovet førte til en tettere dialog med Konica Minolta om et mer omfattende arkivsystem som kunne løse deres behov, og automatisere rutinearbeidet knyttet til selve digitaliseringen. Valget falt på M-Files.

M-Files er et arkivsystem med rik funksjonalitet som er tett integrert med kontormaskinene. I dag skanner sekretæren papirdokumentene rett inn i arkivsystemet en gang for alle. Alt videre arbeid med dokumentene foregår i en kontrollert digital prosess derfra.

- I bakkant sitter deretter en saksbehandler og tagger dokumentene med metainformasjon slik at de blir bedre søkbare, og legges helt riktig inn i arkivet, sier Tangen.

I tillegg til dokument som mottas på papir, lagres digitale dokumenter, regneark, e-poster og lignende i arkivet. Alt som har arkiveringsverdi kan enkelt trekkes over i M-Files og tagges med metadata for enklere gjenfinning.

Hvelv

M-files benytter såkalte hvelv (i systemet kalt Vaults), som er tilgangsstyrte arkiver for forskjellige typer dokumentasjon. Telemark Toppidrett Gymnas benytter i skrivende stund tre slike hvelv, for elever, HR og avtaler.

- Hvelvene er tilgangsstyrt, og det er enkelt å skjerme brukere fra informasjon de ikke skal ha tilgang til. Det føles trygt med hensyn til personvern, samtidig som vår sekretær får frigjort tid til mer meningsfulle arbeidsoppgaver enn å stå på kopirommet, sier Tangen.

Personvern

En svært viktig side av løsningen for skolen er at GDPR-direktivet fra EU er ivaretatt med løsningen.

- Personvern er viktig for oss. Både i elev- og HR-arkivet kan det ligge sensitiv informasjon som nå er tilgangsstyrt, sier Tangen. I tillegg sørger systemet for at vi ikke lagrer sensitiv informasjon i lengre tid enn vi har lov til. GDPR er viktig for oss. Derfor føles det trygt at all informasjon ligger lagret på ett sted, at alt er tilgangsstyrt, oversiktlig og lett søkbart, sier han.

God prosess

Alt i alt opplever Telemark Toppidrett Gymnas at de har fått en langt mer effektiv og sikker dokumenthåndtering enn tidligere. Prosjektet med å få løsningen på plass var også en god opplevelse for skolen.

- Vi hadde oppstartsmøter og workshops da vi startet. I denne fasen var Konica Minolta flinke til å trekke med de som skulle bruke systemet i prosjektet, slik at de fikk eierskap til prosjektet. Det førte til at sluttbrukerne så merverdien i den nye løsningen og hvordan de kunne få en enklere og mer effektiv hverdag.

Gjennom implementeringen styrte Konica Minolta utviklingsløpet, og overleverte løsningen gjennom et overtakelsesmøte der alle relevante punkter ble gjennomgått før overtakelse.

- Konica Minolta gjorde det trygt å kjøre prosjektet over i en driftsfase der vi fikk ansvaret, sier Tangen.

I dag er M-Files i full drift på skolen, prosjektene de kjører nå handler om hvordan bruken skal utvides til nye områder.