Styring, risikostyring og internkontroll

Vi setter ansvarlig og etisk forretningsdrift i sentrum

Gjennom vår bærekraftige og etiske forretningspraksis ønsker vi å skape økonomisk, miljømessig og sosial verdi i like stor grad. Målet er å være en virksomhet som bidrar til å løse miljø- og samfunnsutfordringer samtidig som vi oppnår forretningsvekst.

Corporate governance

Et sentralt element i organisasjonen vår, corporate governance, gjør det mulig å drive virksomheten effektivt, i tråd med interne og eksterne regler. Vår styring sikrer blant annet:

• Tilstrekkelig informasjon og kommunikasjon
• Effektive retningslinjer og prosedyrer for forretningsdrift
• Klar fordeling av myndighet og ansvar
• Effektiv overvåking og kontroll
• En transparent og velfungerende pan-europeisk ledelsesstruktur

Dette inkluderer:

• Et internkontrollsystem som støtter ledelse og organisasjon i å nå forretningsmål
• Et risikostyringssystem som gjør det mulig å navigere trygt i et komplekst globalt miljø, samtidig som muligheter utnyttes
• Et compliance-system som sikrer at vi er ansvarlige og etterlever lovverk og beste praksis

Gjennom sterk og transparent styring praktiserer vi bærekraftig og ansvarlig forretningsdrift, oppfyller vårt samfunnsansvar og når våre miljømål.

Rammeverk for forretningsdrift

Et robust sett av policyer og prosedyrer utgjør vårt rammeverk for å drive virksomheten i et skiftende økonomisk, politisk og sosialt miljø. Rammeverket inkluderer blant annet:

• Human Rights Policy
• Supplier Code of Conduct
• AI Policy
• Anti-Money-Laundering Policy
• Anti-Fraud/Corruption Policy
• Whistleblowing Policy
• Occupational Health & Safety Policy
• Personvern- og GDPR-policy

I tillegg sørger effektive prosedyrer for eksportkontroll for at vi følger gjeldende sanksjoner og embargoregler.

Transparens og ansvarlighet i ledelsen

Vi overvåker og styrer virksomheten gjennom et effektivt rapporteringssystem og en strukturert møteplan:

• Lokale ledermøter på nivå med hvert National Operating Company (NOC) og Konica Minolta Business Solutions Europe GmbH, supplert av regionale møter og virtuelle NOC-møter
• Pan-europeiske diskusjoner i Key Country Meetings
• Styre- og ledelsesmøter, inkludert European Management Conferences

Tydelige fullmaktsrutiner sikrer at beslutningsprosesser er klare, at nødvendige parter involveres, og at beslutninger tas av riktig person til riktig tid.

Vi eier eller er majoritetseier i nesten alle europeiske Konica Minolta-datterselskaper. For å ivareta våre eierrettigheter og forpliktelser, er vi representert i alle styrer, og oppgaver og ansvar administreres i samarbeid mellom datterselskapene og europeisk hovedkontor.

Compliance først

«Compliance first» er et klart krav fra vår CEO, Tom Taiko, samt fra tidliere CEOer.

Compliance er en integrert del av hvordan vi driver virksomheten og hvordan vi forholder oss til interessenter. Vi følger kontinuerlig med på regelverksendringer og potensielle utfordringer gjennom:

• Kvartalsvis compliance-rapportering
• Et robust nettverk av compliance-ansvarlige i hver datterselskap
• Tett samarbeid med Konica Minolta, Inc. Corporate Compliance Group
• Regelmessig dialog med regionale compliance-koordinatorer i Amerika, APAC og Australia

Vårt omfattende årlige online compliance-opplæringsprogram

Dette utgjør ryggraden i vårt compliance-system.

Internkontroll

Effektiv internkontroll sikrer transparens, ansvarlighet og at forretningsmål nås. Vi forbedrer kontinuerlig vårt system gjennom blant annet:

• Årlig J-SOX compliance-prosess (Internal Controls over Financial Reporting)
• Årlig internkontroll-evaluering i tett samarbeid med Konica Minolta, Inc.

Risikostyring og muligheter

Vi har et risikostyringssystem (tilpasset Konica Minolta, Inc.) som gir hovedkontoret i Europa et rammeverk for å håndtere sentrale risikoer, samtidig som datterselskaper har fleksibilitet til å identifisere, dokumentere og håndtere egne risikoer.

• Risikoer vurderes to ganger i året
• Tiltak gjennomgås og justeres kvartalsvis ved behov

Vi ser risiko og mulighet som to sider av samme sak. Risikostyring brukes ikke bare for å forebygge, men også som et verktøy for å identifisere og utnytte muligheter. Dette gir oss grunnlag for bevisste, risikobaserte beslutninger.