Under påvirkning av kunstig intelligens (AI) fortsetter den digitale arbeidsplassen å utvikle seg i høyt tempo. Økonomisk press, regulatoriske endringer og teknologiske fremskritt akselererer outsourcing, digitalisering og automatisering. AI blir den sentrale drivkraften – fra intelligent dokumentfangst og -behandling til forebyggende cybersikkerhet, samt etisk og regelverkstilpasset bruk i tråd med EUs AI-forordning og Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). Her er Konica Minoltas spådommer for de viktigste trendene som vil definere den digitale arbeidsplassen i 2026.
Trend 1: Økende kostnader driver outsourcing, digitalisering og AI-basert automatisering
Midt i global økonomisk usikkerhet står virksomheter overfor økende kostnadspress fra flere hold – tollsatser, inflasjon, forstyrrelser i forsyningskjeder og geopolitisk konflikt. Ifølge KPMG forsterker proteksjonistiske handelspolitikker og volatile energimarkeder den økonomiske belastningen på tvers av sektorer. Innen print og dokumenthåndtering viser Quocircas forskning at kostnader er den største utfordringen for bedrifter. Outsourcing av visse tjenester, samt automatisering drevet av AI, kan derfor bidra betydelig til kostnadsreduksjon. Dette inkluderer Managed Print Services (MPS) og Cloud Print Services, som avlaster IT-avdelinger gjennom automatisering og ekspertstøtte. MPS kan redusere maskinvare-, forbruks- og driftskostnader, gi bedre oversikt og kontroll over utgifter og realisere besparelser, mens skybaserte løsninger reduserer investeringer i servere og vedlikehold, og muliggjør en fleksibel «pay-as-you-go»-modell. Videre kan digitalisering av dokumenter – stadig mer støttet av AI-basert fangst, klassifisering og behandling – redusere skjulte administrative og operative kostnader knyttet til fysisk og manuell dokumenthåndtering. Dette sparer bedrifter for papir-, print- og fraktkostnader, ettersom dokumenter opprettes, deles og arkiveres digitalt.
Konica Minolta bruker AI i sine Managed Print Services (MPS) for å forutsi forbruksvarer og vedlikeholdsbehov, automatisk fylle på forsyninger, overvåke enheter, oppdage potensielle problemer tidlig og løse dem proaktivt – noe som reduserer driftskostnader og nedetid. Cloud Print Services inkluderer løsninger som Workplace Pure og YSOFT SAFEQ Cloud fra Konica Minolta, som gir en sentralisert, sikker og kostnadseffektiv print- og arbeidsflytinfrastruktur. Konica Minoltas Intelligent Information Management benytter AI-teknologi for å muliggjøre papirløse prosesser, raskere arbeidsflyt og samarbeid på tvers av lokasjoner og enheter – med sikkerhet og revisjonssikker arkivering, økt produktivitet og lavere driftskostnader.
Trend 2: Selv om papir består, blir AI-drevet dokumentbehandling avgjørende
Til tross for mange års digitaliseringsarbeid er papir fortsatt dypt integrert i mange prosesser – ifølge Quocirca opererer kun 14 % av bedrifter i et papirløst miljø. I 2026 vil organisasjoner i økende grad prioritere intelligent dokumentfangst som en kjernefaktor for digital transformasjon – drevet av AI. Quocirca rapporterer at 76 % av organisasjoner planlegger å investere i skybasert dokumentfangst, og 73 % satser på Intelligent Document Processing (IDP). IDP innebærer bruk av kunstig intelligens for automatisk å fange, klassifisere, hente ut og organisere data fra dokumenter. Det muliggjør også AI-drevet oppsummering, spørsmål og svar om dokumenter, oversettelser og mer – med høy pålitelighet og minimal menneskelig innsats.
Konica Minoltas AI-drevne IDP-løsninger automatiserer fangst, klassifisering og gjenfinning – reduserer feil, sparer tid og tilbyr funksjoner som oppsummering og oversettelse. Konica Minolta har et bredt spekter av intelligente dokumentløsninger som M-Files, Document Navigator, Waidok, Microsoft 365 Copilot og Workplace Pure. Disse løsningene benytter AI, maskinlæring (ML) og naturlig språkprosessering (NLP) for å behandle både strukturert og ustrukturert innhold med høy hastighet, presisjon og konsistens.
Trend 3: Datadrevet AI-basert ESG-rapportering
ESG-landskapet i Europa preges av usikkerhet: På grunn av Omnibus-pakken endres rapporteringsgrenser, og mange selskaper vet ikke om de fortsatt vil være underlagt CSRD i fremtiden – noe som har ført til at prosjekter bremses eller stoppes. Samtidig øker markedspresset, ettersom 74 % av forbrukere vurderer bærekraft når de tar kjøpsbeslutninger, og tvinger selskaper til å engasjere seg i ESG-aktiviteter til tross for regulatorisk usikkerhet. Kun 5 % av bedrifter har fullt integrert ESG i sin forretningsstrategi, og data er ofte fragmentert eller ufullstendig, noe som gjør pålitelige beslutninger vanskelige. AI kan lukke dette gapet ved automatisk å samle inn, strukturere og analysere ESG-data – og dermed skape et konsistent og pålitelig datagrunnlag for første gang.
Konica Minoltas AI-baserte løsning ESG AI er utviklet for å støtte bedrifter – også de som ikke er underlagt rapporteringskrav – med å komme i gang med ESG. Løsningen automatiserer innsamling, rensing og strukturering av data langs verdikjeden og skaper et enhetlig datagrunnlag for CO₂-transparens og risikovurdering. ESG AI gjør ESG-rapportering og analyse mer tilgjengelig, reduserer manuelt arbeid og gir nøkkelpersoner som CFO-er eller ESG-ansvarlige mulighet til å fokusere på strategiske tiltak fremfor datainnsamling.
Trend 4: Forebyggende AI-drevet cybersikkerhet
Med stadig mer sensitiv data behandlet i hybride miljøer har beskyttelse av data «under bruk» blitt avgjørende. Tradisjonell cybersikkerhet baserer seg på å oppdage og reagere på trusler etter at de oppstår, men det vil være nødvendig med et skifte mot forebyggende sikkerhet, der AI og automatisering brukes til å forutse og nøytralisere risiko før de oppstår. CIO-er må tenke nytt – fra reaktivt forsvar til adaptive og robuste systemer som ligger i forkant av utviklende trusler.
Konica Minoltas Workplace Intrusion Patrol leverer Endpoint Detection and Response (EDR) og Extended Detection and Response (XDR) ved hjelp av avanserte AI-algoritmer, og gir samtidig sanntidsdata til Konica Minoltas analysetjeneste for kontinuerlig overvåking, analyse og respons. Fra et print-perspektiv tilbyr Shield Guard og bizhub SECURE skybasert sikkerhetsovervåking for multifunksjonsenheter (MFP) og policyhåndhevelse med sanntidsvarsler.
Trend 5: Økt ansvarlighet for AI
Etter hvert som AI får en stadig større plass i virksomheter i 2026, øker behovet for å bruke teknologien ansvarlig. Presset vokser for å sikre at AI-systemer er fullt ansvarlige, oppfyller strenge etiske standarder og er egnet for sine oppgaver. Ifølge IDC oppgir nesten 30 % av organisasjoner sikkerhet, personvern, styring og samsvar som de største utfordringene ved skalering av AI. Over 75 % vurderer transparens som svært viktig, noe som understreker behovet for forklarbarhet og menneskelig kontroll. EUs AI-forordning endrer fundamentalt hvordan organisasjoner implementerer og styrer AI. Den inkluderer et risikobasert rammeverk som krever transparens, etiske sikringer og menneskelig tilsyn for AI-systemer som påvirker EU-borgere. For ledere innen den digitale arbeidsplassen betyr dette å forstå de nye reglene fullt ut og sikre at alle AI-verktøy som brukes til rekruttering, prestasjonsstyring eller medarbeiderengasjement oppfyller strenge samsvarskrav.
Konica Minolta er forpliktet til etisk og transparent AI som overholder EUs AI-forordning og samtidig fremmer innovasjon. Selskapet har utviklet en AI-risikovurdering for å evaluere prosjekter og er i ferd med å etablere et paneuropeisk Digital Transformation (DX) og AI-styre, støttet av spesialiserte team som intern DX-promosjonsgruppe, databeskyttelsesavdeling, People, Organization & Culture-divisjonen og interne compliance-enheter for å sikre ansvarlig utvikling, implementering og drift av AI. AI-drevne løsninger som Workplace Pure, en skybasert plattform med en rekke AI-tjenester for dokumenthåndtering via nettleser eller bizhub MFP, Video Solution Services (VSS) som kombinerer avansert bildebehandling med AI-analyse for økt sikkerhet og effektivitet i sektorer som produksjon, sikkerhet og helse, samt FORXAI Mirror som bruker AI til å verifisere PPE-samsvar i sanntid for bedre arbeidsplass-sikkerhet, oppfyller allerede kravene i AI-forordningen. Utover ren samsvar ønsker Konica Minolta å ta en ledende rolle innen ansvarlig AI. Ved å integrere disse prinsippene i alle utviklingsstadier sikrer selskapet ikke bare regulatorisk samsvar, men gir også reell merverdi til kundene gjennom sikre, pålitelige og innovative AI-løsninger.
