Dansk-utviklet programvare skal redusere papirforbruket

Har du egentlig kontroll på hva som skrives ut i bedriften? I mange år har både offentlige og private organisasjoner jobbet med å redusere utskrifts- og papirforbruket. Både fordi alt skal digitaliseres, men også fordi vi må bruke mindre papir av hensyn til klimaet.
 
Derfor har Konica Minolta og Nextagenda, som er eksperter på datadrevne løsninger, utviklet en ny AI-programvare for Konica Minoltas skrivere. Programvaren Smart Workflow Services (SWS) skal hjelpe organisasjoner og bedrifter med å digitalisere manuelle prosesser og redusere papirforbruket. Den intelligente programvaren kan nemlig kategorisere alle dokumenter, slik at man vet hva som skrives ut og dermed også hvilke prosesser som potensielt kan digitaliseres for en mer effektiv arbeidsflyt. 
 
«Litt populært sagt er det å skrive ut noe et uttrykk for en prosess som potensielt kan digitaliseres. Men før man kan ta steget mot mer digitalisering, må man vite hva som bør digitaliseres. Det er dette Smart Workflow Services kan fortelle oss», sier Peter Kyvsgaard, som er CTO i Nextagenda.
 
Mads Rørdam, administrerende direktør i Nextagenda forklarer: ”Det banebrytende her er at vi kan identifisere innholdet med stor presisjon og kategorisere dokumenter basert på svært få prøver. Dette betyr at vi raskt skaper innsikt, samt får et kvalifisert utgangspunkt for digitalisering som også kan identifisere GDPR-utfordringer.
 
Programvarens algoritme kan kategorisere en lang rekke forskjellige dokumenter, som presentasjoner, e-poster og byggesaker, men den kan også tilpasses den enkelte bedrifts spesifikke kategorier. Og den snakker faktisk alle språk, forteller Peter Kyvsgaard. For nok kan den lese av noe av teksten, men det er på pikselnivå at kategorisering skjer. Derfor snakker programvaren allerede nå alle språk, og er klar til å hjelpe bedrifter med å spare papir og bli mer grønne og ikke minst digitale over hele verden.

Kontroll på personopplysninger
De fleste bedrifter og organisasjoner har etter hvert fått god kontroll på behandlingen av personopplysninger og personsensitive opplysninger når det gjelder de digitale dokumentene, men de samme dokumentene kan være vanskelige å spore når de først er skrevet ut. Derfor kan SWS-programvaren brukes til å registrere om det er skrevet ut dokumenter med personopplysninger, slik at dere hele tiden har kontroll på hvor dokumentene befinner seg og hvem som har ansvaret for dem.
 
«Programvaren lukker et potensielt sikkerhetshull fordi algoritmen kategoriserer og gir overblikk over de utskrevne dokumentene med personopplysninger», forklarer Peter Kyvsgaard.
 
Kan det digitaliseres?
Når Smart Workflow Services har fått lov til å gjøre jobben sin, leverer den en rapport over de ulike dokumentkategoriene som er skrevet ut. Deretter kan Konica Minolta komme med forslag til hvordan bedriftene i større grad kan digitalisere de manuelle prosessene. Det kan være rådgivning om søknads- eller bestillingsskjemaer som skal digitaliseres, eller dokumenter som skal oppbevares digitalt, men også hjelp til f.eks. prosessdokumenter som skrives ut og underskrives flere ganger, som bedriften mangler digitale løsninger for.
 
«Digital dokumenthåndtering er sikrere og mer effektivt – og så sparer vi trykk, slik at vi ikke bruker så mye papir», understreker Peter Kyvsgaard, som forteller at programvaren ligger på en egen server, som gjør det enkelt å sette opp hos organisasjoner i alle størrelser.

Konica Minolta kjøpte opp Nextagenda, som bruker data til å skape nye løsninger, i 2019. Kjøpet av den danske bedriften har vært en naturlig del av Konica Minoltas strategiske fokus på å tilby datadrevne løsninger som hjelper kunder med å bli mer digitale.