Er din HR-avdeling nedlasset av papirarbeid?

Personalavdelinger står daglig overfor mange utfordrende oppgaver, men det er spesielt en utfordring som alle har ett forhold til, og som påvirker HR-team i alle former og størrelser. Vi snakker selvfølgelig om det evinnelige berget av papirarbeid. Enten det er et skatteskjema, en arbeidssøknad, et kurssertifikat, en CV, eller en signert kopi av en taushetsavtale, har HR-avdelingen som oppgave å samle inn, vedlikeholde og organisere store mengder informasjon knyttet til organisasjonens ansatte. HR-avdelinger som fortsatt er avhengige av utdaterte papirskjemaer, kaster ikke bare bort unødvendige ressurser – de setter selskapets tid, overholdelse av myndighetenes krav og regler,  og de ansattes sikkerhet, i fare.​

Ved å etablere en løsning for digitale personalmapper kan du unngå utfordringene nevnt over, automatisere tidkrevende manuelle oppgaver, og  flytte personaloppgavene ut i skyen. Ved hjelp av verktøy som spenner fra automatisert dokumentfangst til nettbaserte digitale skjemaer, vil en slik løsning flytte deg og bedriften din trygt inn i det 21. Århundre.

La oss ta en titt på de fire viktigste grunnene til at HR-avdelingen trenger en løsning et digitalt HR-arkiv som fungerer som en digital HR-medarbeider. 

Overholde forskrifter

Å opprettholde riktige oppføringer på dine medarbeidere i en personalmappe er ikke bare god forretningspraksis, i mange tilfeller er det et krav.

Helseattester, ansettelsesavtaler, CV’er, arbeidsbeskrivelser, kurs og kompetansesertifikater, er eksempler på noen av de dokumentene som samles inn og vedlikeholdes av arbeidsgiver. Håndtering av personopplysninger er regulert av myndighetene, og krever at vi som arbeidsgivere har kontroll på hva som lagres, hvorfor det lagres, hvor lenge vi har behov for det, hvordan er det oppbevart, og hvem som har tilgang.

Innsamling og behandling av personopplysninger starter allerede i rekrutteringsprosessen og fortsetter gjennom hele ansettelsesperioden. I noen tifeller behandles også opplysninger etter arbeidsforholdets slutt. Med digitale personalmapper kan disse data fanges opp, lagres og organiseres elektronisk, slik at HR-teamet kan oppbevare og vedlikeholde organisasjonens viktigste informasjon sentralt, og sikre overholdelse av personopplysningsloven og GDPR.

Datasikkerhet

En bunke med skjemaer fylt ut med penn på papir er ikke akkurat sikkert. Et raskt blikk på en åpen mappe kan gi hvermansen innsyn i personnummer, lønn eller annen sensitiv personlig informasjon, og hva om fysiske originaler går tapt i brann eller tyveri.

En digital personalmappe sikrer HR-dataene dine fra grunnen av. Det starter med riktige og sikre brukertilganger der kun de som skal, har tilgang til informasjonen. Med en skybasert digital personlamappe vil alle dokumenter sikkerhetskopieres regelmessig i skyen. Skulle katastrofen inntreffe, vil ikke kritiske data gå tapt, men være tilgjengelig hvorsomhelst fra skyen.

Klar for revisjon

En revisjon av bedriftens informasjonshåndtering er aldri velkommen, men det skjer. Pass på at du ikke blir tatt med buksa nede og manglende kontroll på personopplysningene selskapet oppbevarer. Dette vil i så fall føre til at dine ressurser må fokusere på å spore informasjon og manglende dokumenter, fremfor sine daglige oppgaver.

En av virksomhetens beste forsvar mot en revisjon er et digitalt HR-arkiv som samler all HR-data og viktige filer på ett sted. Tilkobling til bedriftens ustrukturerte data i filmapper, og gode søkemuligheter vil ytterligere forenkle en revisjon. Gode informasjonshåndteringsløsninger innehar sporbarhet og logging av alle hendelser. Gjennom dette har virksomheten full kontroll på hvordan informasjonen er vedlikeholdt og håndtert.

Automatisering gjennom arbeidsflyt

Ingenting er mer frustrerende enn manuell innsamling av data som forsinker arbeidsoppgavene dine. Må du vente på at kollegaer skal skaffe deg det spesifike utfylte skjemaet, eller den signert utgave av en avtale for å kunne utføre en enkelt oppgave? I så fall kan dette ha ringvirkninger til hele virksomhetens produktivitet.

Informasjonshåndteringsløsninger  inneholder kraftige verktøy for arbeidsflyt for best mulig effektivitet i HR-avdelingen. Gjennom digitale skjemaer og automatisk datainnsamling kan ansatte samarbeide i en elektronisk arbeidsflyt som gir brukere tilgang til dokumenter elektronisk. Få den ansatte selv til å vedlikeholde sin informasjon direkte i systemet. Oppgaver og påminnelser sendes regelmessig for å sikre at arbeidet blir gjort innen fristen.

Hovedfordeler med en digital personalmappe:
 

Papirarbeid

Utfordringer:

1. Mye papirer og manuell administrasjon
2. Tidkrevende manuelle prosesser, for eksempel manuell dataregistrering
3. Store filer fører til høye lagringskostnader
4. Old-school dokumenthenting i arkivskap

Løsning:

En av de mest produktive fordelene med løsninger for informasjonshåndtering er automatisering av manuelle papirbaserte oppgaver. Det gjør det mulig for HR-ansatte å ha relevante dokumenter tilgjengelig umiddelbart. En slik løsning reduserer tidkrevende dataregistrerings- og arbeidsflytprosesser som igjen fører til at ting blir gjort på kortere tid med færre ressurser.

Prosesser

Utfordringer:

1. Manglende standard onboarding og offboardingsprosesser
2. Hyppige behov for endringer i parsonalmapper
3. Oppgaver relatert til nyansettelse på planlegges og dokumenteres

Løsning:

En gjenomsnittlig arbeidsgiver kan bruke så mye som 40.000,- pr. nyansatt i følge kilder. Digitalisering av ansettelsesprosessen med informasjonshånderingsløsning bidrar til å standardisere oppgavene. Automatiser de manuelle tidkrevende oppgavene med håndtering av  søknader, intervjuer, innsamling av data, ansettelse og onboarding, gjennom digitale arbeidsflyter.

Personlig informasjon

Utfordringer:

1. Personopplysninger må sikres i henhold til GDPR
2. Bøter som følge av misslighold eller datalekkasje
3. Manuell oppføling av til enhver til lagret personlig data

Løsning:

HR i bedriften stilles til ansvar, og må rettferdiggjøre kostnader og tilfredsstille statlige forskrifter. Av alle virksomhetens avdelinger, er  HR-avdelingen mest utsatt for gjennomgang og i værste fall bøter ved feil håndtering av data. Her må man sikre medarbeidernes personopplysninger og dokumneter gjennom sikker og riktig tilgangsstyring.