Slik får du hjemmekontoret til å fungere

STÅ OPP!
Du har faktisk en jobb å gå til, selvom arbeisplassen din nå er i heimen. Du har fremdeles ansvaret for at hjulene går rundt i bedriften. Dress code for hjemmekontor er hverken fett hår eller sliten pysjamas/kosedress. Vis litt repsekt for jobben du skal gjøre. 

 

LAG DEG GODE RUTINER: 
Planlegg dagen i lik grad som du hadde vært på kontoret. Start dagen med en liten tur ut. Hvorfor? Jo, hjemmekontoret betyr at du ikke lenger trenger å bruke tid på å komme deg til kontoret, siden kontoret og hjemmet nå er ett. En liten luftetur ut også inn igjen på «kontoret» gir deg litt av den samme følelsen. Starter du med å hente deg en god kopp kaffe før du setter deg ved pulten? Gjør det samme hjemme.  På kontoret er du som regel i jobbmodus og det fungerer greit. Hjemme er kanskje jobbmodus ikke helt innarbeidet. Kanskje du må planlegge dagen mer som en skoledag med «timer» på 50 minutter og deretter 10 minutters pause? I storefri har du lunsjen din. Hvis dette er noe for deg kan du sjekke ut Pomodoro-teknikken.
 

SØRG FOR BRA UTSTYR:
Kanskje er det kronglete med denne laptopen hele tiden…. Trenger du bedre IT-utstyr? Det er mange som kan hjelpe deg med dette. Vi hjelper våre bedriftskunder med å gjøre det enklere for deg å velge ut produkter i vår nettbutikk her. Bestill og få varene levert hjem. Siden du sannsynligvis vil delta i flere møter på nett enn vanlig, bruk et godt headset, AirPods, eller lignende når du deltar. Det gir en mye bedre lydopplevelse både for deg og for de som skal høre dine innspill enn å bruke PC-høyttaler og innebygget mikrofon. Om du ikke har det, få med en ekstra skjerm fra jobben. Det gjør at du kan arbeide mer effektivt. Det er også veldig bra å ha når du har nettmøter. Da kan du delta i møtet på en skjerm og ha den andre for deg selv til notater og arbeidsmateriale. Liker du å printe ut den informasjonen du trenger? Lese ting fra et ark i hånda? Vi forstår, her har du en oversikt over billige bord printere som tar veldig liten plass, og støtter USB minne-print, web-print, Wifi Direct – samt AirPrint og Mopria for enkelt å kunne printe direkte fra f.eks. mobiltelefon, iPad og tablets.

Mange bedrifter tilbyr også tjenestebasert modeller for utstyr: PC som en tjeneste fra Konica Minolta inkluderer nødvendig Microsoft Office programvare, personlig skylagring i OneDrive og felles lagring i SharePoint. Tjenesten er en nøkkelferdig løsning for deg som ønsker en enkel IT hverdag, sikkert, fleksibelt og fremtidsrettet.
 

LAG DEG EN HYGGELIG OG FUNKSJONELL ARBEIDSPLASS:
Knut Inge Fostervold er førsteamanuensis på Psykologisk Institutt ved UiO og har forsket på hvordan ulike miljøfaktorer påvirker oss i jobbsammenheng. Han mener det er en dårlig idé å jobbe fra sengen, og at den burde forbeholdes andre aktiviteter som å sove. Et annet problem er at man blir sittende i helt gale sitteposisjoner. Sørg derfor for en bra og fast arbeidsplass, med godt lys og en god stol sitte i slik at du oppnår riktig sittestilling. 

 

 

FÅ TILGANG TIL HELE KONTORET DITT – HJEMMEFRA:

I disse tider MÅ du ta med deg jobben hjem. Enten du vil eller ei. Men har du det du trenger? Arkivet ditt, dokumentene dine, alle data, dine applikasjoner, programmer, plattformer, verktøy og systemer? En virtuell arbeidsflate er den mest optimale løsningen for hjemmekontor i coronatider eller i tidene uten unntakstilstand. Applikasjoner som salgssystem, økonomisystem eller fagapplikasjoner kjører trygt i vår sky og er tilgjengelige der du er, når du trenger det.

 

 

HA GODE MØTERUTINER MED KOLLEGER:
1. Ha møter på nett med avdelingen, ledermøter og salgsmøter ofte. For å kunne holde hjulene i businessen i gang, er bedriften din mer enn noen gang avhengig av god kommunikasjon og godt lederskap. Som leder er du derfor ansvarlig for å kalle inn og holde gode digitale møter med dine medarbeidere.

2. Et tips for gode digitale møtevirksomheter å alltid bruke web-cam: Man blir ofte anbefalt å bruke video slik at man får bedre kontakt og kan oppfatte andres ansiktsuttrykk og reaksjoner. Hovedårsaken til at dette er styrket selvdisiplin. Når du er på video kan andre se deg. Da er det lettere for deg å holde konsentrasjonen. Det er også lett synlig om du blir borte, fikler med telefonen eller behandler epost.

Her er tips til smarte møter i teams og skype.

 

HA GODE MØTERUTINER MED KUNDER:

Det er også viktig å opprettholde kontakten med kunder og samarbeidspartnere. En telefon eller mail er ikke nok. Innkall til nettmøter, – mye bedre for samarbeidet, avgjørelser og kontakten du har opparbeidet med dine kunder over lang tid. I nettmøter med kunder er det ekstra viktig å være proff. Da bør du tenke på dette: 

Sørg for at du eller andre er en dedikert møteleder som gjør følgende: (trengs ikke nødvendigvis i små møter)

Sender ut invitasjon

Lager en agenda

Fordeler aktiviteter og taletid

 

Forbered deg i god tid

Møt forberedt (presentasjonen skal være gjennomgått og klar og alt skal helst ligge i denne slik at man unngår å bytte visningsbildet etc)

Møtet starter på angitt tidspunkt

Åpne og gjør klart det du skal presentere / Dele slik at dette ligger klart

Sørg for at PC etc er riktig satt opp slik at du viser riktig bilde/vindu/app etc (presantør modus er anbefalt hvis du har notater)

 

Ha utstyret i orden

En mikrofon med god lyd

Sørg for at mikrofon er mute før møtet

Kamera på

Sørg for at du sitter i et rom som ikke gir klang

Tenk på bakgrunnen du viser til motpart

 

Bruk Kamera
Video gjør møteopplevelsen bedre
I Teams kan man gjøre bakgrunn uskarpt slik at man ikke får forstyrrende elementer

 

Mute mikrofonen når du ikke snakker

Da slipper andre å høre bakgrunnsstøy

 

Hold deg til agenda og tidspunkt og avtal neste steg

Vis respekt for kundens tid


SOSIALISER:
Etterhvert vil ensomheten og brakkesyken kicke inn i de norske hjem. Mange som må jobbe hjemme blir rastløse og savner småprat rundt kaffeautomaten og samarbeidet på kontoret. Det finnes likevel muligheter for å bøte noe på dette. Det er mange samhandlingsverktøy på markedet. Workplace GO er et nytt verktøysom samler hele teamets informasjon på ett sted. Gjennom å knytte mange av de kjente plattformene sammen på samme sted, oppnår man bedre involvering, enklere tilgang og ikke minst lavere brukerterskel. Plattformen baserer seg på Microsoft Sharepoint, og samler kjente verktøy som OneDrive, Teams, Jammer, dokumentbiblioteker, PowerBI, Microsoft Dynamics, Skype, Facebook og Twitter i samme brukervennlige grensesnitt.

For å holde kontakten kan du gjøre dette: 

Om morningen kan du åpne en chat på et samhandlingswerktøy som f eks Skype, Workplace GO, Teams med kolleger der man kan stille spørsmål til gruppen og dele informasjon gjennom dagen. 

Ta en virtuell kaffepause, enten planlagt, eller der og da. Har dere en chat/kanal dere kommuniserer i er det jo bare foreslå. Hent en kaffe, slår på video og tar en kaffeprat.

Sjekk inn med kollegene. Om dere ikke har det allerede, avtal korte, faste innsjekkingsmøter på nett, også kalt standup-møter der dere kan gjøre raske avklaringer. Det kan redusere misforståelser og korte inn beslutningstider. Daglig, eller annenhver dag er vanlig, gjerne om morgenen før 9. De fleste forsøker å holde disse møtene til 15-20 minutter.

 

DROPP TV:
Unngå lineær dag-TV- pauser, det er både deprimerende og sløvende. 

VÆR TILGJENGELIG: 
Nå er ikke tiden for å gå under radaren. Svar raskt på mail, – både fra kunder og medarbeidere. Ta en telefon, et nettmøte og kommenter sosiale medier poster som bedriften din legger ut. Hvis verden at du er her, selv om det er unntakstilstand. Dette betrygger, skaper lojalitet og troverdighet til deg. 

 

Lykke til med hjemmekontoret!
Ta kontakt med vår digitaliseringsekspert Thomas Grønlie (thomas.gronlie@konicaminolta.no) som kan hjelpe deg med våre IT-systemer.