For mange SMB‑er i Europa er papirbaserte dokumenter fortsatt en viktig del av den daglige driften. Ofte inneholder disse dokumentene sensitiv informasjon, enten det gjelder personopplysninger som er omfattet av personvernregelverk, eller forretningskritisk informasjon som kontrakter, økonomiske data eller immaterielle rettigheter. Dette er informasjon som kun skal være tilgjengelig for dem som har behov for den. Dersom slike dokumenter havner i feil hender, kan konsekvensene være betydelige, både i form av tap av konkurransefortrinn, omdømmeskade og økonomiske sanksjoner fra tilsynsmyndigheter.
Bekymringsverdig mange sikkerhetshendelser knyttet til utskrevne dokumenter
Ifølge Quocircas rapport "SMB Attitudes to Print Security" fra 2024 oppga 63 prosent av SMB‑ene at de hadde opplevd minst ett sikkerhetsbrudd relatert til utskrift de siste 12 månedene. Den gjennomsnittlige kostnaden per hendelse var rundt 400 000 britiske pund, tilsvarende nær 470 000 euro. I gjennomsnitt var 30 % av disse hendelsene knyttet til papirbaserte dokumenter.
Til tross for dette er det få SMB‑er som vurderer utskriftsmiljøet som den største sikkerhetsrisikoen. Kun 20 % oppga kontorets utskriftsinfrastruktur som den største trusselen. Samtidig svarte rundt 40 % at det blir stadig mer krevende å håndtere utfordringer knyttet til utskriftssikkerhet, og 38 % har liten eller ingen tillit til at utskriftsmiljøet deres er tilstrekkelig beskyttet mot datatap og sikkerhetsbrudd.
At 32 % av SMB‑ene oppgir det å hindre utskrift av sensitive eller konfidensielle dokumenter som sin største utfordring innen utskriftssikkerhet, understreker hvor reell denne sårbarheten er. Quocirca‑rapporten fungerer dermed som en tydelig advarsel til SMB‑er som undervurderer risikoen knyttet til utskrevne dokumenter.
Hva forårsaker sikkerhetssårbarhetene?
Ifølge Quocirca skyldes mange av sikkerhetshendelsene mangfoldet i SMB‑enes utskriftsparker. 71 % benytter skrivere og multifunksjonsenheter fra flere leverandører. Slike blandede miljøer mangler ofte enhetlige sikkerhetskontroller, og private eller uautoriserte skrivere kan være lite overvåket eller helt uten sikkerhetsstyring.
Ikke overraskende er andelen rapporterte sikkerhetsbrudd høyere i virksomheter med en sammensatt utskriftspark, 63 % , sammenlignet med 56 % i virksomheter med en standardisert park.
I tillegg har økt bruk av multifunksjonsenheter som følge av digitalisering og mer utbredt hybrid arbeid gitt flere ansatte tilgang til utskriftssystemene. I dag ønsker ansatte å kunne få tilgang til dokumenter og utskrift fra en rekke lokasjoner, enten det er hjemme, på reise, på hotell, kafé eller andre steder med tilgang til wifi og skriver. Dette øker risikoen dersom sikkerheten ikke er tilpasset den nye arbeidshverdagen.
Slik hjelper Konica Minolta SMB‑er: en lagdelt tilnærming til utskriftssikkerhet
Disse risikoene kan reduseres gjennom en lagdelt tilnærming til utskriftssikkerhet. Konica Minolta benytter nettopp en slik modell, med flere sikkerhetstiltak og kontroller på ulike nivåer i et system eller nettverk. Dette bidrar til å forhindre at utskrevne dokumenter havner i feil hender, enten ved et uhell eller som følge av ondsinnede handlinger, og hindrer samtidig at bizhub‑enheter blir inngangsporter til resten av IT‑miljøet som kan utnyttes av angripere.
Konica Minoltas lagdelte tilnærming til utskriftssikkerhet etablerer en rekke barrierer som forhindrer uautorisert tilgang til multifunksjonsenheter og tyveri av sensitiv informasjon, samtidig som bizhub‑enhetene får sterk endepunktsbeskyttelse.
Multifunksjonsenheter med sterk endepunktsbeskyttelse
For å forhindre at bizhub‑enheter blir kompromittert, inkluderer tjenesten bizhub SECURE en rekke sikkerhetsfunksjoner. Dette omfatter blant annet avansert passordbeskyttelse og kraftig kryptering av harddisk og SSD, samt Bitdefender antivirus som skanner all innkommende og utgående data i sanntid og varsler brukere dersom enheten utsettes for potensiell risiko.
Den nyeste generasjonen bizhub i‑Series tilbyr også forbedrede funksjoner for sikkerhetsinformasjon og hendelseshåndtering. Dette gir IT‑administratorer sanntidsvarsler om sikkerhetshendelser og mulighet til å etablere tilpassede arbeidsflyter som kan bidra til å forhindre brute force‑angrep.
I tillegg leverer Shield Guard skybasert overvåking og administrasjon av hele virksomhetens park av multifunksjonsenheter. Løsningen identifiserer sikkerhetssårbarheter og sikrer etterlevelse av bransjestandarder og regelverk, alt via ett sentralt dashbord.
Brukerautentisering før utskrift for å hindre uautorisert tilgang
Funksjoner for sikker utskrift og Follow Me‑utskrift, tilgjengelig gjennom Konica Minoltas skybaserte og enhetsbaserte autentiseringsløsninger, bidrar til å forhindre at uautoriserte personer får tilgang til dokumenter som ikke er ment for dem.
SafeQ Cloud tilbyr sikker, autentisert utskrift som del av skybasert administrasjon av utskrift og skanning. Brukere autentiserer seg med PIN eller ID‑kort før dokumentene frigis, og all dokumenthåndtering skjer sikkert i et skybasert miljø driftet fra sertifiserte datasentre i Tyskland.
Workplace Pure støtter på samme måte autentiserte utskriftsarbeidsflyter som del av sine skybaserte dokumenttjenester, og muliggjør sikker dokumenthåndtering der slike arbeidsflyter er i bruk.
Brukere må alltid identifisere seg ved enheten, via PIN, brukernavn og passord eller ID‑kort, før utskriften gjennomføres. En viktig fordel er at brukere også kan hente dokumentene sine på andre enheter gjennom Follow Me‑utskrift.
Den østerrikske virksomheten GRAWE Banking Group benyttet denne typen autentiseringsløsning for å gjøre utskriftsmiljøet sitt sikrere og sikre at dokumenter ikke kan leses av uautoriserte personer.
– Takket være autentiseringsstyring kan vi forhindre uautorisert tilgang til svært sensitiv informasjon og dermed eliminere sikkerhetshull, sier Armin Rettl, leder for IT‑infrastruktur i GRAWE Banking Group.
Zero trust som standard med skybasert utskrift
For virksomheter som ønsker å dra nytte av hybrid, fjernbasert og mobilt arbeid, tilbyr skyplattformen et bredt spekter av tjenester, blant annet dokumentkonvertering, oversettelse og skybasert utskrift. Her legger Konica Minolta til rette for zero trust som standard innen dokumentsikkerhet.
Data overføres ved hjelp av TLS‑kryptering, samme teknologi som brukes for å sikre HTTPS‑tilkoblinger i nettlesere. Løsningene støtter tofaktorautentisering, synkronisering med SSO‑systemer og pseudonymisering av brukere. I tillegg benyttes korte lagringsperioder for bruks‑ og utskriftsdata, maksimalt syv dager, som også kan settes til null ved behov. Et tydelig rollebasert tilgangskonsept sikrer at brukere kun får tilgang til det som er strengt nødvendig. Alt er i samsvar med de strengeste kravene i GDPR.
SafeQ Cloud leveres som en sikker SaaS‑løsning med kryptert datahåndtering, GDPR‑kompatibel lagring i ISO 27001‑ og DIN EN 50600‑sertifiserte datasentre, samt en flerbrukerarkitektur som sikrer høy tilgjengelighet og stabil ytelse etter hvert som behovene øker.
Den menneskelige faktoren er fortsatt den viktigste
Til slutt, og kanskje viktigst av alt, er opplæring av brukere i gode sikkerhetsrutiner avgjørende. Å hjelpe ansatte med å gjenkjenne og forebygge potensielle sikkerhetshendelser er kritisk, ettersom mennesker ofte er det svakeste leddet i sikkerhetskjeden. Også her kan Konica Minolta støtte virksomheter.
Ønsker du å vite mer om sikker utskrift fra Konica Minolta, kan du lese mer her.
