Etterpåklokskap er kontraktsforvaltningens synonym

Det skal denne appen gjøre slutt på.

Etterpåklokskap kunne vært et synonym for kontraktsforvaltning. Man innser ikke hvor viktig arkivering av avtaler er før man plutselig har betalt for mer enn man må, eller glemt å fornye en viktig kontrakt. Men, slikt arbeid har lett for å skli ut i løpet av året, og resultatet blir et skippertak mot slutten nok en gang.

Det var akkurat dette økonomidirektøren i Konica Minolta hadde sett seg lei på. Hans arkivsystem bestod av et stort skap på kontoret fullt av permer. Det gir dårlig klang for et selskap som går i bresjen for å levere digitaliserte tjenester til sine kunder. Sammen med ledergruppen i Konica Minolta utviklet ITS direktør Thomas Grønlie derfor sin egen skytjeneste som i dag gjør at økonomidirektøren ikke har en eneste papirkontrakt å forholde seg til. Når en slik tjeneste lages av en bedrift for å løse et problem, er kun det beste godt nok. KMsky er unik i sin sjanger fordi den er utviklet med kontrakten som utgangspunkt, ikke skytjenesten. Og kanskje aller viktigst: den er utrolig brukervennlig (vi fikk teste):

ITS direktør Thomas Grønlie utviklet en app med resten av ledergruppen i Konica Minolta. Nå har de full oversikt over kontraktene.

1. Som å legge ut et bilde på Facebook

Når du legger kontrakten inn i det digitale systemet, henter du filen på samme måte som du legger ut et bilde på Facebook eller legger ved et dokument på mail. Når kontrakten er opplastet, får du beskjed om å fylle inn noen obligatoriske informasjonsfelt som legger til rette for andre fiffige funksjoner i KMsky. 

– Fra du åpner applikasjonen er den intuitiv nok til at du ikke trenger opplæring. Det er fordi den er bygd ut i fra våre behov, og vi trengte en kompleks dokumenthåndteringsløsning med et brukervennlig grensesnitt, sier Grønlie. 

2. Påminnelse - med link!

Selv om kontrakten legges inn i et digitalt system, blir ikke nødvendigvis hukommelsen din bedre av den grunn. Når du legger inn en kontrakt i KMsky, kan du også velge å sette på en påminner. Det er jo ikke sikkert du trenger kaffemaskinavtale neste år, men dette er sånt som fort bare fortsetter hvis man ikke setter ned foten.

– Det blir akkurat som når du legger inn en avtale i kalenderen din. Hvis kontrakten går ut i desember, kan du sette på en påminnelse i november også får du det på mail. Da følger det også med en link som tar deg rett til kontrakten, forklarer Grønlie.

3. Lett å søke opp

Hvis du allikevel vil søke opp kontrakten før påminnelsen, kan du gjøre dette ved å benytte deg av ordene du la inn i det du lagret dokumentet. På denne måten blir hele dokumentet søkbart og så lenge du husker noe fra teksten i dokumentet, vil systemet finne det for deg.

– Denne funksjonen gjør det lett å få innsyn i kontraktene akkurat når du vil. På den måten har man alltid full kontroll på en av de viktigste arbeidsflytene i bedriften, sier Grønlie.

4. Månedsabonnement

– Vi har valgt å kjøre dette tilbudet som et månedsabonnement fordi i bedriftsmarkedet gjelder slike kontrakter gjerne for et år eller mer. Det er litt gammeldags og vi vil ikke lure kunden til å binde seg for 24 måneder om de ikke trenger det, sier Grønlie. 

Abonnementet kan ha 3, 6 eller 12 måneders bindingstid og bedriften betaler per bruker med tilgang. Hvis du ryker på én smell, som for eksempel den kaffemaskinavtalen, tilsvarer dette kostnaden av et KMsky-abonnement.

– Så må du bare huske å legge KMsky-kontrakten inn i KMskyen, smiler Grønlie.

5. Tilgjengelig på mobilen

KMsky er også tilgjengelig som app for alle typer mobiltelefoner. Den er like brukervennlig som desktop-versjonen og her kan du også legge inn kontrakter. Det er kanskje til og med hakket enklere fordi mobilkameraet gir deg direkte tilgang til dokumentet.

– Litt av hovedpoenget med denne tjenesten er den ut-av-boksen-løsningen man kan begynne å benytte rett etter installering, sier Grønlie.

– Det er ett skippertak som må til her, og det er å legge tidligere kontrakter inn i systemet, hvis du ønsker det! Det tar bare et par minutter å legge inn hver kontrakt, men hvis du har mange blir det jo en jobb helt i starten, presiserer Grønlie.

Strømavtaler, kaffeavtaler, vannavtaler, leiekontrakt, kundeavtaler; å ha oversikt over hvilke penger som går ut og inn er en krevende prosess, men en av forretningslivets viktigste oppgaver. Med KMsky er det liten sjans for at du glemmer en kontrakt igjen – og, ja, den er GDPR kompatibel.