M-FILES BLE LØSNINGEN FOR ASTRUP

TILBAKE

Astrup AS fikk fulldigitalisert sporing med M-Files

For en leverandør av materialer til moderne produksjon er effektiv og kvalitetsmessig håndtering av sertifikater avgjørende. Heldigitalisering har gitt en rekke positive effekter for materialgrossisten Astrup AS.

Stort behov

Astrup AS er en grossist innenfor metaller, spesialstål og plast med leveranser til primært bedrifter i Norge som videreforedler materialene. De har kunder innenfor mange forskjellige bransjer og leverer materialer til en rekke forskjellige bruksområder.

- Det kan være alt fra offshore og maskinering, bygg og fasade, til interiør og design, sier KS-Sjef David Berge Frogner hos Astrup AS.

For mange av kundene er sporing av alle materialer som er involvert i en produksjon helt avgjørende. Et eksempel er innenfor offshore, der informasjon om kvaliteten på materialer er avgjørende om de kan benyttes.

- Vi må kunne spore helt tilbake til smeltedigelen for det enkelte materialet. Hvordan er et materiale testet, eller hvordan et materiale konkret er etterbehandlet. Innen offshore er det et krav til sporbarhet på alt, sier Frogner.

Fra halv- til heldigitalisering

Det ble imidlertid raskt klart at det var mulig å gjøre mer. Sertifikatene kom til Astrup AS elektronisk. For å sette på strekkode måtte sertifikatet først skrives ut, påføres en merkelapp for så å skannes inn. 

- Vi ønsket et digitalt stempel for å gjøre hele jobben digitalt, og dette kunne Konica-Minolta hjelpe oss med. Løsningen de hadde med seg var M-Files. Ved en bestilling identifiserer M-Files dokumentene vi mottar. De skiller mellom hva som er et sertifikat, pakkseddel, og så videre. Så knytter vi sertifikatet sammen med en varelinje på et innkjøp, sier Frogner. Så genererer M-files et digitalt stempel – eller merking av PDF-en. Dette er en slags strekkode som settes på dokumentet digitalt. Dermed slipper Astrup å skrive ut og skanne inn sertifikatet. All kvalitetsinformasjon følger dokumentene digitalt. Vi trenger bare å flytte det inn i M-files og merke det som sertifikat. Da blir dokumentet tilgjengelig som et sertifikat som kan sendes våre kunder når de kjøper disse materialene, sier han. 

M-FILES

M-Files er en metadatadrevet løsning for å sentralisere dokumenter, informasjon og tilhørende prosesser i et fleksibelt og brukervennlig grensesnitt. Med M-Files kan du effektivisere håndtering av dokumenter, informasjon og tilhørende arbeidsflyt og prosesser. Med et enhetlig system til å forvalte ALLE typer informasjon og prosesser slipper man å bruke masse tid på å lete eller jobbe ut fra et feil utgangspunkt.
Med M-Files kan du følge opp organisasjonens operative og administrative avtaler og forpliktelser. Versjons- og rettighetsstyring på dokumenter, informasjon og prosesser gir full sporbarhet og kontroll.
M-Files kan enkelt tilpasses din virksomhet og kan leveres lokalt, i skyen eller som hybrid. Passer like godt for både små og store organisasjoner.

Mersmak

På toppen av det hele har Astrup fått et arkivsystem de ser flere bruksområder for. Gjenfinning er enkelt, med full søkbarhet på metainformasjon og fritekst i PDF-versjonen av sertifikatene. Det er satt opp en kobling som slår opp innkjøpsnummeret i ERP-systemet og beriker sertifikatet med metadata derfra.  

I tillegg er systemet er trygt, med tilgangsstyring av all arkivert informasjon. Nå jobber Astrup AS med å utvide bruken av M-Files til andre bruksområder i virksomheten. 

- Vi er i en oppstartsfase med tanke på å bruke det på HR og personal. Det er viktig med hensyn til GDPR, som vi er veldig opptatt av å ivareta, sier Frogner. 

M-Files gir mulighet til å rettighetsstyre hvem som kan se sensitiv informasjon, samt mulighet for å lage flytskjemaer. Det gir mulighet for å lage prosesser og påminnelser i forbindelse med onboarding og offboarding. 

- Vi er i ferd med å lage personalmapper der vi legger opp dokumenter mot hver enkelt ansattprofil. M-Files kan gi oss god oversikt over all sensitiv informasjon vi sitter på, og hjelpe oss med ikke å lagre informasjon lenger enn hva vi har lov til, sier han. 

- Alt i alt har vi hatt en veldig positiv opplevelse med M-Files og stoler på prosessene Konica Minolta etablerer for å gjennomføre prosjektet, avslutter Frogner. 

Verdifull prosess

Prosjektet med innskanning startet for 7-8 år siden og har fungert godt, men måtte forbedres. Den sisten fasen for å heldigitalisere løsningen tok under ett år. Konica Minolta kom på banen fordi de allerede var på banen med innskanning, men det ble tidlig klart at M-Files var godt egnet for jobben. 

- Arkivsystemet kommer rett ut av boksen, men Konica-Minolta har skreddersydd løsningen for våre arbeidsprosesser og vår arbeidsflyt.  

- Konica Minolta styrte prosjektet med trygg hånd og var proaktive gjennom hele løpet. De kjørte workshops som inkluderte brukerne av systemet og presenterte forslag til løsninger basert på det. 

Konica Minolta kjørte også opplæringsseanser og utarbeidet manualer basert på Astrup AS sin brukermetodikk på systemet.

- Måten de inkluderte organisasjonen på førte til at løsningen har blitt tatt veldig godt imot blant brukerne. De ser at hverdagen blir mer effektiv og at de får bedre oversikt og kontroll i ettertid, sier Frogner. 

For Astrup AS er verdien av prosjektet udiskutabel både for brukerne av systemet og kundene som er avhengig av sertifikatene: Raskere behandling, færre manuelle feil, bedre kvalitet og lesbarhet på dokumenter som aldri har vært gjenstand for papirslitasje. 

ASTRUP AS

Astrup AS fremstår i dag som landets ledende leverandør innen metaller og plast halvfabrikata. Som eneste lagerførende grossist betjener vi norsk industri med både aluminium, metaller, plast, rustbestandig stål, spesialstål og titan. Vår topp moderne lagerautomat sikrer automatisk og skånsom plukking av plater og langgodsmaterialer. Med over 3.000 pallplasser er Astrups lagerautomat blant de største anleggene i Norden. Vi er i dag 100 ansatte og omsetter for ca. 750 millioner kroner i året. Hovedkontoret ligger i Oslo, og vi har avdelingskontorer i Skien, Sandnes, Bergen, Ålesund og Trondheim.