Dette må du vite om Microsoft Teams i 2021

| 4. jan 2021

Du har kanskje knyttet deg til Teams i 2020? Da bør du være obs på dette.

Gleder og smertepunkter du bør være klar over. Gratis e-guide med tips fra Microsoft-eksperter.


Verden gikk nærmest i dvalemodus i starten av 2020. Vi måtte tilpasse oss en ny måte å jobbe på.
Millioner av medarbeidere klarte imponerende raskt å justere seg fra arbeid på kontoret til arbeid på hjemmekontoret.

Men det er fortsatt flere åpne spørsmål. Hva skjer når ting går tilbake til normalen? Vil ting bli slik de var før, eller vil det bli etablert en ny normalsituasjon?
 

Den store redningen i  2020


For mange har Microsoft Teams reddet dagen og bidratt til å holde kommunikasjonslinjene åpne mellom kolleger, leverandører og bidragsytere over hele verden. En Microsoft-rapport fra april 2020 antyder at fjernarbeid er kommet for å bli selv etter at pandemien er bekjempet — og at de har dataene som kreves for å bevise det.
 

En av de største åpenbaringene for hjemmekontoret ble den digitale utviklingen og samhandlings-verktøyene. Microsoft Teams har nok reddet dagen for mange hjemmekontor og hjulpet med å holde kommunikasjonslinjene åpne mellom kolleger, leverandører og partnere verden over. Microsoft oppgir at de opplevde en økning på 12 millioner brukere i løpet av den første uken etter nedstengningen, noe som betyr at det nå er nesten 50 millioner mennesker som bruker Microsoft Teams for å holde kontakten. Hvis vi sammenligner totalt antall møtereferater på Teams den 15. mars med antallet den 31. mars, er antallet økt med 300 %, med totalt 2,7 milliarder referater på kun én dag.

Informasjon fra Microsoft viser at i de delene av verden hvor folk har begynt å vende tilbake til jobb, er det mange som fjernjobber. Dette skyldes sikkert i noen grad usikkerhet, men det er også et viktig poeng at dersom arbeidsoppgavene kan utføres fra et annet sted, hvorfor skal man da reise til kontoret? I mange tilfeller er det bedre for både den ansatte og arbeidsgiveren at den ansatte kan påvirke arbeidstiden og hvor de arbeider, samtidig som arbeidsgiveren får fleksibilitet til å frigjøre fysiske ressurser og tildele dem til andre oppgaver.
 

Gleder og smertepunkter med Teams: 

 

Verktøy som Slack, Zoom og Microsoft Teams gjort det enkelt å holde kontakten og være produktive.

Man må imidlertid ikke underslå at kommunikasjons- og samarbeidsverktøy alene faktisk kan føre til negative konsekvenser for virksomheten — som spredning av informasjon, siloinformasjon, lokale IT-løsninger og flere andre problemer med IT-sikkerheten. Støtter de "nye" verktøyene overordnet informasjonsstyring, samsvar og sikkerhetsprotokoller?  Her er noen fordeler og ulemper du må ta i betraktning: 


Derfor vil flesteparten fortsette å jobbe i  Microsoft Teams

  • Videomøter holder folk engasjerte
  • Chat sørger for at medarbeidere holder kontakt
  • Samarbeidsteam og grupper holder samarbeidet i gang
  • Ett, sentralt kommunikasjonsverktøy som alle bruker
  • Opptak av møter og eventer 

 

Men, - det finnes dessverre en del smertepunkter...

  • Microsoft Teams implementering kan bidra til informasjonsspredning
  • Uten korrekt kontroll støtter kanskje ikke Microsoft Teams retningslinjene for informasjonsstyring
  • Jo, det er klart at Teams har grunnleggende datasikkerhet ...Men hvordan kontrollerer du tilgangen?
  • Teams tillater fri flyt av informasjon, men hvordan står dette i samsvar reglene for compliance?


Fortsett med Teams i 2021, men legg til dette:


Ryggraden til en fleksibel samhandlingsplattform er et informasjonssystem:

I en tid der en fleksibel, ekstern arbeidsplass kan bli normen, bidrar M-Files til å øke verdien på investeringen mange bedrifter har gjort i Microsoft Teams. Kort oppsummert sikrer M-Files at brukerne ikke må administrere dokumenter innenfor siloer. M-Files kan legges lagvis på individuelle applikasjoner for å sikre at disse applikasjonene overholder overordnede styrings -, samsvars- og sikkerhetsprotokoller. Intelligent informasjonsstyring med M-Files eliminerer behovet for å administrere individuelle applikasjoner som Teams.
 

Bedrifter må passe på at de ikke skaper en kortsiktig løsning for IT som fører til et langsiktig problem på det nye året. Hvis organisasjoner skal forberede seg på den nye normalen av fleksible arbeidsmiljøer, er løsningen integrasjon av Microsoft Teams og M-files. Bare hør her: I Teams er det ingen styring på hvordan den enkelte bruker lagrer informasjon, I M-Files styres lagring basert på regler som skaper struktur. Ustrukturert data, som ikke er underlagt bedriftens regler, kan  sette datasikkerheten i fare. Dessuten: All informasjon, filer og dokumenter som de ansatte  trenger er bare et par klikk unna, og med denne integrasjonen sikrer du at brukere kun har tilgang til det hen skal. Vårt konsept- tilgang til bedriftsinformasjon når som helst, hvor som helst - med innebygd informasjonssikkerhet - som virkelig setter standarden for fjernarbeid og hjemmekontor. 


 


Klar for en ny start? Webiar om økt produktivitet og mindre kaos!

Meld deg på!
Kick-start 2021 med dette webinaret