Digitaliser HR-mappene

Personalavdelinger står daglig overfor mange utfordrende oppgaver, men det er spesielt en utfordring som alle har ett forhold til, og som påvirker HR-team i alle former og størrelser. Vi snakker selvfølgelig om det evinnelige berget av papirarbeid! Enten det er et skatteskjema, en arbeidssøknad, et kurssertifikat, en CV, eller en signert kopi av en taushetsavtale, har HR-avdelingen som oppgave å samle inn, vedlikeholde og organisere store mengder informasjon knyttet til organisasjonens ansatte. HR-avdelinger som fortsatt er avhengige av utdaterte papirskjemaer, kaster bort tid og unødvendige ressurser. Kanskje er det heller ikke i tråd med GDPR og myndighetenes krav og regler. 

Snu heller HR-avdelingen til et velsmurt maskineri!

Etter hvert som organisasjoner har mer fokus produktivitet og konkurranseevne, har de i økende grad innsett at medarbeidere er bedriftens gull og viktigste ressurs! Å håndtere HR-prosesser effektivt og trygt er derfor viktig slik at tunge, daglige oppgave ikke tar tiden bort fra de viktige strategiske beslutningene. Med Digitale personalmapper fra Konica Minolta får du et sikkert arkivsystem for HR og personalledelse, som forsikrer at all sensitiv informasjon om bedriftens ansatte er lagret trygt. 

5 ting du vil oppnå:

• Bedre kontroll:
  Ved å digitalisere og automatisere papirer eliminerer du kompleksitet og forvirring. Når alle poster og papirer
  lagres digitalt på ett sted, blir det enkelt og søkbart.
• Økt effektivitet:
  Sensitive sakspapirer kan lett komme på avveie. Når virksomheter har ineffektive HR-prosesser, påvirker det
  ansatte direkte og dette kan påvirke produktiviteten på arbeidsplassen. Imidlertid kan en automatisert prosess
  eliminere disse problemene. Elektronisk HR- dokumenter som er en del av et automatisert arbeidsflyt blir logget av raskere og vil heller aldri komme på avveie. Elektroniske utløsere og varsler sørger for at ledere ikke glemmer å signere av på forespørsler. God digital arbeidsflyt betyr at rett person alltid mottar riktige dokumenter for godkjenning. Det digitale systemet fungerer som en digital saksbehandler som tar seg av oppgaver ved ansettelse og endt arbeidsforhold, som for eksempel bestilling av arbeidsklær, mobil, pc, og blomster. 
• Sterkere og bedre compliance:
  Ved digitalisering av HR-dokumenter brukes det passordbeskyttelse til begrense tilgangen. Konfidensiell og sensitiv informasjon blir aldri liggende i permer eller steder man enklere kan få tak i de. Dine konfidensielle data blir lagret trygt i våre norske datasentre i tråd med personvernreglene, sikret for datainnbrudd.  
• Bedre samarbeid:
  HR-ansatte jobber innimellom hjemme, eller i forskjellige områder av bygningen, eller til og med på ulike steder i verden. Med digitale personalmapper , vil det være mye enklere for dine ansatte å samarbeide og jobbe med prosjekter sammen.
• Sunne kostnadsbesparelser:
  Synes du det virker kostbart å investere i et digitalt HR-arkiv? Vi kan forsikre deg om at du vil spare penger fordi det sparer deg for tid -tid du kan bruke på andre, mer viktige oppgaver som vil være lønnsomt for din bedrift.