Sikkerhet, kontroll, flyt og sparte kostnader.
Å holde oversikten over bedriftens løpende tjenester, abonnementer og avtaler med underleverandører kan fort gå i ball om dagen, selv for etablerte bedrifter. Det er på tide med kontroll og struktur igjen!
Det samme gjelder å finne frem i jungelen av dokumenter og informasjon. Norske bedrifter og ansatte opplever daglig utfordringer med dokumenthåndtering: Altså dokumenter, filer og informasjon som er lagret overalt, - i innboks, på fellesområder, desktop, mapper etc. Dokumenter som for alltid blir tapte, eller som man bruker mange minutter på å finne igjen. Dette skaper frustrasjon, ineffektivitet og ikke i tråd med datasikkerheten.
Produktivitet og sikkerhet hvor enn du jobber.
Vi ønsker alle å jobbe effektivt og normalt, samtidig ønsker vi å håndtere data og dokumenter på en GDPR-vennlig måte i tråd med firmaets retningslinjer. Men det er lett å slurve og ta snarveier.
46 % av ansatte deler sensitive og konfidensielle dokumenter fra private plattformer.
86 % sier de lagrer informasjon "overalt" og har dårlige rutiner for dokumentlagring
Dette skaper sikkerhetshull i bedriften. I følge en undersøkelse fra Gartner skjer dette oftest når ansatte jobber utenfor kontoret.
Visste du at...:
- 69 % av oss arkiverer dokumenter på e-post og i mapper i outlook
- 55 % av oss lagrer dokumenter på mapper på fellesområder
- 54 % av oss lagrer informasjon lokalt og på desktop
- 47 % av oss foretrekker å lagre informasjon på papir og i permer
Her er det mange problemer som oppstår: E-post er uten tvil den minst utstyrte system for å administrere store volumer av firmainformasjon på, men det er mest utbredte... Over halvparten av oss lagrer dokumenter på fellesområder, dette har vi ofte ikke tilgang til fra mobilen. Vi arkiverer fremdeles informasjon i permer på kontoret, og dette skaper problemer når vi jobber hjemmefra eller andre steder i verden.
Vi er mange som fortsatt sliter med at at viktige dokumenter blir lagret og arkivert overalt. Ingen faste plasser eller gode rutiner. Vi lagrer informasjon på mange ulike steder, vi glemmer hvor og vet heller ikke hvor siste versjon av dokumentet ligger.
La M-files hjelpe deg!
M-Files er en plattform for håndtering av data og informasjon i form av filer og dokumenter. Ved å fokusere på hva man lagrer, fremfor hvor man lagrer det, åpner systemet for uante muligheter med hensyn til automatisering av arbeidsprosesser, systematisering av informasjon, og ikke minst enkel gjenfinning av informasjon når man trenger det, der man trenger det.
Har du noen gang glemt å avslutte, reforhandle eller fornye en avtale med leverandør eller kunde? I så fall er dette løsningen for deg. Gjennom automatiske arbeidsflyter vil glemte oppgaver være en saga blott.
Ville det ikke vært bra å kunne lagre informasjon basert på hva det er og hva det skal brukes til, og ikke basert på hvor man har tilgang til å lagre? Ville det ikke vært fint å finne informasjon på ett sted, samtidig som rutiner og regler automatisk blir overholdt.
DETTE OPPNÅR DU MED M-FILES:
- Få tilgang til alle dokumenter du trenger for å jobbe effektivt. Ha alltid siste og mest oppdaterte versjon av et dokument tilgjengelig på et blunk. Tenk hvor mye tid du sparer deg!
- Løsninger for sentral kontroll med fremtidige utgifter. Dette er utgifter som knytter seg til forpliktelsene organisasjonen har i form av avtaler med underleverandører
- Gi kundene dine en god opplevelse av samarbeidet selv om samarbeidet er mobilt og digitalt
- Få muligheten til å håndtere dokumenter og informasjon på en riktig og sikker måte, - også når du ikke jobber på kontoret.