Digital dokumenthåndtering betyr økt styring og kontroll
Du er ikke alene hvis du blir frustrert av å lete i jungelen av informasjon. Norske bedrifter og ansatte opplever daglig utfordringer med dokumenthåndtering.
Forestill deg hvor effektivt det føles å finne siste versjon av dokumentet du leter etter på et blunk. Og ikke minst hvor betryggende det er å vite at all bedriftsinformasjon blir lagret i tråd med lover og retningslinjer.
Leter du ofte etter dokumenter?
Mistenker du at sensitiv informasjon er på avveie?
Dokumenter, avtaler, filer og informasjon er ofte lagret overalt. Dokumenter som kanskje for alltid blir tapte, eller som man bruker mange minutter på å finne igjen. Dette skaper frustrasjon, ineffektivitet og ikke i tråd med datasikkerheten og retningslinjer for GDPR.
6 % av ansatte deler sensitive og konfidensielle dokumenter fra private plattformer.
86 % sier de lagrer informasjon "overalt" og har dårlige rutiner for dokumentlagring.
Dette skaper sikkerhetshull i bedriften. I følge en undersøkelse fra Gartner skjer dette ofte når ansatte jobber utenfor kontoret. Derfor bør alle bedrifter være obs på dette i disse hjemmekontor-tider.
M-Files dokumenthåndtering for dokumenter og avtaler
M-files er en plattform for håndtering av data og informasjon i form av filer og dokumenter.
Ved å fokusere på hva man lagrer, fremfor hvor man lagrer det, åpner systemet for uante muligheter med hensyn til automatisering av arbeidsprosesser, systematisering av informasjon, og ikke minst enkel gjenfinning av informasjon når man trenger det, der man trenger det.
Har du noen gang glemt å avslutte, reforhandle eller fornye en avtale med leverandør eller kunde? I så fall er dette løsningen for deg. Gjennom digital kontraktsforvaltning vil glemte oppgaver være en saga blott. Ville det ikke vært bra å kunne lagre informasjon basert på hva det er og hva det skal brukes til, og ikke basert på hvor man har tilgang til å lagre? Ville det ikke vært fint å finne informasjon på ett sted, samtidig som rutiner og regler automatisk blir overholdt.
Bruker du Microsoft Teams?
Teams og M-files passer sammen som pesto og pasta!
"Alle" jobber i Teams om dagen. Kanskje ikke så rart? Verden gikk nærmest i dvalemodus i starten av 2020. Vi måtte tilpasse oss en ny måte å jobbe på. Millioner av medarbeidere klarte imponerende raskt å justere seg fra arbeid på kontoret til arbeid på hjemmekontoret. For mange har Microsoft Teams reddet dagen og bidratt til å holde kommunikasjonslinjene åpne mellom kolleger, leverandører og bidragsytere over hele verden.
Flesteparten av oss vil fortsette å jobbe med Microsoft Teams når ting stabiliserer seg i verden. I en tid der en fleksibel arbeidsplass faktisk kan bli normen, trenger du å jobbe med samarbeidsverktøy som Microsoft Teams. Men den nye "normalen" trenger også overordnet styring, compliance og sikkerhet i form av riktig software.
Kommunikasjons- og samarbeidsverktøy kan faktisk kan føre til negative konsekvenser for virksomheten — som spredning av informasjon, siloinformasjon, lokale IT-løsninger og flere andre problemer. Støtter de "nye" verktøyene overordnet informasjonsstyring, samsvar og sikkerhetsprotokoller? Løsningen er å foreta en enkel integrasjon av M-files og Microsoft, slik at dokumenthåndteringen håndteres forskriftsmessig og i tråd IT-sikkerhet.
Derfor vil flesteparten fortsette å jobbe i Microsoft Teams
- Videomøter holder folk engasjerte
- Chat sørger for at medarbeidere holder kontakt
- Samarbeidsteam og grupper holder samarbeidet i gang
- Ett, sentralt kommunikasjonsverktøy som alle bruker
- Opptak av møter og eventer
Men, - det finnes dessverre en del smertepunkter...
- Microsoft Teams implementering kan bidra til informasjonsspredning
- Uten korrekt kontroll støtter kanskje ikke Microsoft Teams retningslinjene for informasjonsstyring
- Jo, det er klart at Teams har grunnleggende datasikkerhet ...Men hvordan kontrollerer du tilgangen?
- Teams tillater fri flyt av informasjon, men hvordan står dette i samsvar reglene for compliance?